Участие в открытом конкурсе (тендере): основные этапы и их особенности.

Согласно статье 24 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» существуют следующие виды конкурентных способов определения поставщика: конкурсы, аукционы, запросы котировок, запросы предложений.

Критериями в данном случае является целая совокупность показателей: предложенная цена, опыт участника по выполнению аналогичных работ, наличие квалифицированного персонала, качественно подготовленное техническое предложение и др.

Рассмотрим, в чем заключаются основные этапы подготовки документации для участия в открытом конкурсе.

1. Подготовительный этап: мониторинг (поиск) представленных закупок в виде открытых конкурсов по конкретно заданным критериям (вид работ, цена, наименование Заказчика и т.д.). Мониторинг можно производить, используя общедоступный сайт zakupki.gov.ru либо разработанные коммерческие системы (Тenderland, Seldon и другие). Отличие данных систем заключается в том, что сайт zakupki.gov.ru является полностью бесплатным, а для работы с коммерческими системами необходимо оплатить доступ для использования. О вариантах и способах поиска закупочных процедур мы уже писали ранее.

Данный этап имеет немаловажное значение, ведь именно в этот момент мы обдумываем: где принимать участие, а где – нет.

Как принять, в данном случае, верное решение, дабы не тратить в дальнейшем время и силы на подготовку конкурсной заявки на заведомо проигрышный конкурс?

Для этого мы обращаем внимание на сроки выполнения работ, на место выполнения работ, на виды работ, на требования Заказчика к опыту работ, а также к количеству и квалификации специалистов. Немаловажное значение имеет количество баллов, которое Заказчик присуждает за выполнение каждого критерия в системе оценки участников закупки. Провести данный анализ несложно, главное – внимательно изучить конкурсную документацию, и желательно, отдать инженерам на изучение техническую часть документации.

2. После мониторинга всех объявленных открытых конкурсов и принятия решения об участии наступает самый важный и ключевой этап – формирование заявки. На данном этапе необходимо:

2.1. внимательно изучить конкурсную документацию, обращая внимание на сроки подачи заявки (чтобы заранее спланировать дату оплаты обеспечения заявки на участие в конкурсе, а также дату подачи заявки);

2.2. заполнить формы анкет и таблиц, предусмотренных конкурсной документацией Заказчика;

2.3 подготовить копии необходимых документов и составить опись всех документов, приложенных в составе конкурсной заявки.

Данная статья федерального закона содержит в себе следующий перечень необходимых документов:

- фирменное наименование, почтовый адрес, банковские реквизиты и др. Участника – данная информация отображается участником в представленной анкете участника закупки;

- выписка из единого государственного реестра юридических лиц – оригинал выписки, выданный не ранее, чем за 6 месяцев до даты размещения в единой информационной системе извещения о проведении открытого конкурса;

- документ, подтверждающий полномочия лица, на осуществление действий от имени участника открытого конкурса – решение и приказ о назначении на должность руководителя компании;

- копии учредительных документов: устав компании, учредительный договор (если имеется), а также копия свидетельств о государственной регистрации юридического лица, о постановке на учет в налоговый орган, свидетельств о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;

- решение об одобрении или о совершении крупной сделки;

- документы, подтверждающие наличие у участника конкурса преимуществ (в отношении компаний Уголовно-исполнительной системы либо общественных организаций инвалидов);

- документы, подтверждающие соответствие участника открытого конкурса условиям, запретам и ограничениям, предусмотренных статьей 14 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. – представляет собой декларацию о соответствии участника конкурса требованиям, таким, как неприостановление деятельности в связи с ликвидацией, не нахождение участника конкурса на стадии банкротства, отсутствие у участника конкурса штрафов, недоимок и др.;

- декларация о принадлежности участника открытого конкурса к субъектам малого предпринимательства.

- предложение участника в отношении закупки – в котором содержится предлагаемая участником цена работ;

- копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям законодательства – свидетельства о допуске к определенному виду или видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства;

- документ, подтверждающие добросовестность участника конкурса в том случае, если участник указывает цену в предложении ниже начальной максимальной цены контракта более чем на 25%;

- документы, подтверждающие внесение обеспечение заявки на участие –платежное поручение либо банковская гарантия;

- документы, подтверждающие квалификацию участника, в том случае, если в конкурсной документации указан такой критерий оценки, как «квалификация участника» - копии договоров выполненных работ, актов о принятии работ, копии трудовых договоров, трудовых книжек и дипломов об образовании специалистов, копии сертификатов на используемое оборудование.

Необходимо отметить о возможности участника закупки уточнить требования к конкурсной заявке путем подачи запроса на разъяснение. Данное право прямо предусмотрено в пункте 7 статьи 50 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. Данное разъяснение может быть необходимо в случае, если участнику не ясно, какие документы необходимо приложить к заявке, каков порядок подачи заявки и др.

2.4. упаковать – все приложенные формы и документы, подписать и поставить печать у руководителя, затем прошить все документы в единый том. Как показывает практика, качественно должно быть подготовлено не только содержание заявки, но и ее внешнее оформление. Следует обратить внимание на то, что существуют требования к оформлению прошивания томов. Например, можно использовать только белые нити определенной толщины. Страницы в томе необходимо пронумеровать. В случае если страниц в заявке слишком много для одного тома, необходимо сформировать несколько томов. Кроме того, зачастую Заказчик требует, чтобы в составе конкурсной заявки была представлена электронная копия: обычно она представляет собой диск, с записанными на него документами конкурсной заявки, отсканированными и представленными в электронном варианте.

Существенным образом на оценку заявки Заказчиком может повлиять то, насколько все верно и логично упорядоченно в документации. В большинстве конкурсных документаций, требованиям к оформлению заявки посвящен целый раздел, поэтому даже незначительное, на первый взгляд, отступление от требований может привести в конечном итоге к отклонению заявки.

3. Завершающий этап: отправка сформированной, упакованной и прошитой в том(а) заявки с приложенным сопроводительным письмом. На данном этапе важно, чтобы все было подготовлено, оплачено и отправлено в срок. В противном случае может сложиться так, что заявка полностью сформирована и готова к подаче, а пропуск для ответственного лица не заказан и заявку не удалось подать. Чтобы не допустить подобной ситуации, необходимо заранее продумать все этапы.

Завершающим моментом будет доставка для Вас ответственным лицом сопроводительного листа с отметкой Заказчика о получении конкурсной заявки.

Теперь необходимо набраться терпения и ждать подведения итогов проведения открытого конкурса Заказчиком.