Во-первых, каждая консалтинговая компания стремится предложить Вам свои услуги по поиску тендеров с гарантией уникальных сделок, которые ни одна другая поисковая система не распознает. На самом деле никакой уникальности ни одна система поиска тендеров гарантировать не может. Разница состоит лишь в охвате площадок и порталов с закупками различных заказчиков. Как правило, наш взгляд привлекают многообещающие надписи такие, как: «Все площадки тендеров», «Осуществляем поиск тендеров по всем площадкам». Но логически понятно, что осуществлять поиск торгов по всем площадкам так же возможно, как объять необъятное. Конечно, тендерные системы ищут не по всем, а лишь по определенному списку площадок.
Так, например, поисковая система Контур.Закупки заявляет: «Ищем по всем основным площадкам». Основные площадки перечислены: Сбербанк-АСТ, ММВБ, ЕЭТП, РТС-тендер и т.д. И также есть ссылка на полный список площадок, информацию с которых собирает Контур.Закупки.
Не у всех поисковых систем есть такая удобная ссылка с полным перечнем порталов и площадок. Но всегда есть возможность у менеджера данного ресурса уточнить этот перечень.
Во-вторых, всегда стоит перед тем, как определиться с новым «помощником» по поиску тендеров, опробовать работу в той или иной системе. Как правило, большинство систем это позволяет сделать – это так называемая возможность поработать в тестовом режиме в том или ином «поисковике».
Так, компания Tenderplan на своем сайте декларирует первые 2 недели эффективной работы бесплатно. Воспользоваться данной опцией можно, просто позвонив по телефону, указанному на сайте, либо оставив заявку – в любом случае разговора с менеджером Вам не избежать, к тому же он сможет ответить на все вопросы, которые будут у Вас возникать в процессе работы.
В дальнейшем мы постараемся выделить основные преимущества и недостатки некоторых поисковых систем.
Как выбрать поисковую систему: функции и преимущества популярных поисковиков
На самом деле ни одна программа для поиска тендеров не станет идеальным заменителем ручного подбора торгов. Но все же поисковые системы могут помочь систематизировать и упростить неким образом Вашу работу в данном направлении.
По сути основная функция любой поисковой системы – это агрегация всех конкурсов, опубликованных на тех сайтах и площадках, информацию с которых собирает поисковая программа.
Вторая важная функция – собственно функция отбора необходимых Вам тендеров. Для этого почти в любой системе можно осуществлять поиск тендеров по ключевым словам или же найти тендер по номеру. Для этого Вы задаете новый «ключ», «фильтр», «шаблон», «автопоиск» по тем параметрам, которые отвечают Вашей потребности.
Параметры программы по поиску тендеров можно настраивать по отдельной отрасли или категории (т.е. с учетом сферы, специфики работы Вашей компании). Так, если Ваша фирма занимается поставкой медицинского оборудования, то скорее всего Вы выберете ту категорию, где будут присутствовать слова «Медицинские товары, оборудование и услуги», «Поставка товара и оборудования» и т.п. Обычно в любой поисковой системе Вы сможете найти список с подобными категориями. Иногда этот перечень представлен достаточно большим, раскрывающимся списком, поэтому Вы без труда найдете именно свою категорию.
Далее можно устанавливать параметры поиска с учетом начальной максимальной цены контракта – также установив ограничения в соответствующей графе в поисковой системе. Можно выбирать регионы работы, типы тендеров (аукционы, открытые конкурсы, запросы предложений и др.) и даже настраивать фильтры на определенных заказчиков, осуществляя поиск тендеров по ИНН.
Таким образом, можем отметить первое преимущество поисковой системы – быстрое выделение из огромной «кучи» тендерных процедур именно того «сегмента», спектра конкурсов, которые потенциально могут быть интересны Вашей компании.
Еще одним преимуществом систем поиска тендеров можно назвать настройку рассылки информации о тендерах на Вашу почту. Данная функция есть практически в любой поисковой системе и удобна тем, что, не имея под рукой доступа к своему личному кабинету, Вы можете открыть электронную почту и посмотреть, какие новые конкурсы по Вашей теме вышли. Некоторые «поисковики» позволяют также настроить рассылку об изменениях тендерной документации и др. Думаю, данную опцию стоит выбирать по своему усмотрению, поскольку, настроив сразу много фильтров и выбрав слишком частую рассылку, Вы можете попросту усложнить себе работу и превратить свою почту в хранилище большого количества лишних писем.
Исходя из собственного опыта, я могла бы рекомендовать настроить фильтры по категории и по ключевым словам. Максимально простые, но четкие, чтобы информация из одного фильтра не дублировалась в другом и Вам не приходилось просматривать одни и те же конкурсы по нескольку раз.
А рассылку информации на почту лучше «заказывать» не чаще 1-2 раз в неделю. Этого, как правило, достаточно, чтобы отследить появление новых, интересующих Вас тендеров.
Говоря о дублировании информации в фильтрах, которые Вы настраиваете самостоятельно, так, как удобно именно Вам, я забыла упомянуть о функции, которую также предоставляют некоторые системы поиска. Эту функцию называют по-разному: «Скрытые тендеры», «Удаленные тендеры» и т.п. Смысл един – тот тендер, который Вам не интересен, Вы можете просто удалить из списка, нажав специальную кнопку. Таким образом, он больше не будет «высвечиваться» у Вас на экране каждый раз, когда Вы просматриваете настроенные фильтры.
Дополнительный функционал: как эффективно использовать агрегатор тендеров
Почти любая программа для отслеживания тендеров содержит такую опцию, как «Избранное». Она также может называться «Мои тендеры», «Отобранные тендеры» и т.п. В такой папке у Вас под рукой всегда будет необходимая информация о конкурсах, которые Вы рассматриваете для участия, которые требуют более пристального анализа. В некоторых «поисковиках» помимо функции «Избранное» есть возможность более детально подойти к распределению отобранных конкурсов по «Меткам» или «Тегам» - по тем или иным категориям.
Эти категории Вы можете задавать сами и распределять отобранные Вами тендеры по такого рода «папкам».
Например, есть конкурс, интересный для участия, но необходимо, чтобы проект контракта изучил юрист, а техническое задание должен посмотреть инженер. Создаете метку под названием «Изучить», и все тендеры, которые требуют доработки, будут у Вас под рукой, стоит лишь открыть данную метку.
Для упрощения коммуникации сотрудников по вопросам подготовки тендерной заявки многие сайты тендеров имеют специальные возможности. И тут придуманы специальные «чаты» - возможность оставлять свои комментарии по поводу того или иного тендера.
Делается это для того, чтобы максимально упростить процесс подготовки заявки и принятия решений по всем вопросам.
Чтобы не пересылать коллегам нужную и важную информацию по отобранным тендерам, Вы просто можете добавить своих коллег: «подключить» их к поисковой системе, чтобы они также могли просматривать конкурсы и давать свои комментарии по отобранным Вами процедурам. Данная функция действительно может быть полезна, особенно для больших компаний, где процесс согласования любых текущих вопросов достаточно трудоемок и сложен с точки зрения передачи информации. В данном случае, используя такие «чаты» прямо в поисковой системе, Вы сможете принимать совместные решения онлайн, достаточно оперативно и слаженно.
Дополнительно в «поисковиках» может также предоставляться такой раздел, как аналитика, где Вы можете посмотреть различную динамику и показатели: процент снижения конкурентов в тех или иных конкурсах, анализ заказчиков и поставщиков и тд.
Итак, подытоживая вышесказанное, можем выделить основные преимущества поисковых систем:
-
Агрегация и сбор информации с площадок государственных и коммерческих заказчиков.
-
Отбор и рассылка тендеров в соответствии с выбранными Вами настройками и потребностями Вашей компании.
-
Возможность сохранять информацию об отобранных тендерах в специальных папках («Метках», «Тегах»).
-
Возможность принимать решения по тому или иному конкурсу «онлайн», в специальных чатах, совместно с коллегами.
Но, как из множества поисковых систем выбрать своего идеального помощника? Могу сказать, что, опробовав в работе несколько таких «поисковиков», особо принципиальных различий между ними я не заметила. Выбирать стоит, прежде всего, по удобству пользования конкретной поисковой программой.
Простой понятный интерфейс и спектр охвата поиска – пожалуй, наиболее важные факторы при выборе «помощника» в поиске тендеров. И, конечно, необходимо помнить о цене вопроса. Стоить такой помощник может от 12 до 30 тыс. руб. в год, при этом существуют и бесплатные сайты тендеров, позволяющие точно так же осуществлять поиск аукционов и торгов.
Разница в стоимости выражается лишь количеством необходимых Вам дополнительных функций, как то: аналитика, возможность выгрузки информации о закупках в Excel, поиск коммерческих тендеров или поиск госзакупок (или общие списки заказчиков).
Чтобы определиться с выбором поисковой системы, почитайте отзывы о интересующих Вас системах поиска закупок, возьмите тестовый период, поработайте с настройками, с поиском, опробуйте все функции и оцените, насколько оправдано их использование для Вас. Возможно, «чаты» онлайн будут лишь «засорять» Ваше рабочее пространство, а все необходимые тендеры Вы будете хранить в одной лишь папке. Плюсы и минусы своего «помощника» сможете оценить только Вы сами.
Отвечая на главный вопрос: упростит ли Вашу работу сервис поиска торгов? Могу ответить: упростит. Поэтому, если у Вас есть возможность автоматизировать подбор тендеров, используйте ее.
5210.png)
.png)
